Revisa RFC, régimen y domicilio fiscal. Para facturar con un sistema que usa un Certificado de Sello Digital (CSD), necesitas que esté vigente y habilitado. Su trámite requiere e.firma vigente.

Prepara: datos del emisor y CSD para la configuración; controla vencimientos y protege los archivos y claves. Distingue el sello para facturar de tu e.firma para trámites.

Captura RFC, nombre o razón social, código postal fiscal, régimen y uso del CFDI. El correo es opcional. Entrega la factura sin exigir la Constancia de Situación Fiscal, cobrar un extra ni obligar al cliente a generarla en un portal.

Prepara: datos y catálogos de productos, unidades e impuestos; un flujo que permita entregar el XML timbrado y su representación cuando corresponda. El ticket de venta y el CFDI cumplen funciones distintas.

Registra las ventas que integran el CFDI global y sepáralas de las facturadas individualmente. Define con tu contador la periodicidad y las facilidades aplicables a tu régimen.

Prepara: tickets con identificación del emisor, fecha, conceptos, cantidades e importe; folios, acumulados diarios, impuestos y reportes. Revisa los requisitos de la modalidad de comprobación elegida. La regla 2.7.1.21 contempla hasta 24 horas después del cierre del periodo para remitir el global.

Cuando corresponda, emite el complemento de recepción de pagos y relaciónalo con la factura de origen. La regla vigente establece como límite el quinto día natural del mes siguiente al cobro; revisa los supuestos y excepciones de tu operación.

Prepara: fecha, importe y forma de cada pago, factura relacionada y saldo. Configura correctamente pago en una sola exhibición (PUE) o parcialidades/diferido (PPD), según el caso.

La cancelación fiscal se solicita al SAT o al proveedor de certificación, con motivo y, cuando corresponda, aceptación del receptor y folio del comprobante sustituto. Una devolución puede requerir un CFDI de egreso: valida el tratamiento con tu contador.

Prepara: relación entre venta, devolución, factura y acuse. Confirma el estado fiscal final; marcar una venta como cancelada dentro del POS, por sí solo, no cancela el CFDI.

Si estás obligado a llevar contabilidad, tus registros y documentación deben respaldar las operaciones. Los inventarios forman parte de ella cuando corresponda. El envío de contabilidad electrónica al SAT depende de las reglas y facilidades aplicables.

Prepara: compras, entradas, salidas, ventas, impuestos y cortes conciliados. Acuerda con tu contador los reportes y archivos que necesita; el reporte del POS es un insumo para la contabilidad.

Conserva los archivos fiscales y la documentación de tus operaciones. El plazo fiscal general es de cinco años, contado desde la presentación o vencimiento de la declaración relacionada; existen supuestos con plazos mayores o cómputos distintos.

Buena práctica: guarda XML, acuses y respaldos de la base de datos fuera de la computadora de caja y prueba su recuperación. Define la conservación con tu contador, incluyendo otros plazos legales aplicables.

Informa el uso de datos mediante un aviso de privacidad, respeta las finalidades y el consentimiento cuando se requiera, atiende los derechos de acceso, rectificación, cancelación y oposición, y establece medidas de seguridad y confidencialidad.

Prepara: aviso accesible, responsable de solicitudes y accesos por usuario. Como medidas prácticas, usa contraseñas individuales, actualizaciones y respaldos. Prevé la atención de incidentes y las notificaciones exigibles.